Proceso de Baja de Colaborador Interno
1. Confirmación de baja: Una vez que la jefatura confirme la baja del colaborador a Recursos Humanos, el área debe revisar si el colaborador tiene dispositivos asignados.
2. Gestión de dispositivos:
• Si el colaborador tenía dispositivos, Recursos Humanos debe preparar la documentación para la devolución y revisión de los equipos.
• Si no tiene dispositivos asignados, este paso no se realizará.
3. Preparación de finiquito: Recursos Humanos debe gestionar el finiquito y comunicárselo al excolaborador.
4. Comunicación de desvinculación:
• La jefatura debe redactar y enviar un comunicado interno y externo informando la desvinculación del colaborador.
5. Notificación a Soporte Técnico:
• Recursos Humanos informará a Soporte Técnico sobre la baja, y el área de soporte debe realizar los siguientes pasos:
• Eliminar los accesos al portal de Odoo y al correo institucional del excolaborador.
• Eliminar el contacto del colaborador en Odoo y archivarlo en el sistema para futuros registros.
• Asistir al proceso de firma de entrega, revisar el equipo y completar el formulario de entrega
Proceso de alta de asociado nuevo: una vez que entre la tarea de confirmación de pago, se debe otorgar acceso al portal al contacto (explica como hacerlo en Odoo)
Proceso de Baja Asociado
En el caso de confirmar baja debemos:
-Despedir al cliente e informarle suspensión de cuenta y servicio (formalidad y cordialidad)
-Bloquear en convecta
-Notificar a captaciones si hay prop en canje
-Notificar a Joel para bajar propiedades
-Revisar si tiene correo nexxos para darlo de baja
-Eliminarlo del WA de nexxos.
-Bajarlo de la web.
-Bajar directorio de partners
-Bajar fotografias y publicidades web
-Solicitar baja portales
-Descargar planilla de propiedades (por si vuelven)
-Marcar el estado del cliente como inactivo
-Registrar en la sección "Ficha asociado" fecha de egreso.
Proceso de Bloqueo Asociado
En el caso de confirmar Bloqueo debemos:
-Enviar mensaje informando de bloqueo
-Bloquear en convecta
-Notificar a captaciones si hay prop en canje
-Notificar a Joel para bajar propiedades
-Revisar si tiene correo nexxos y bloquear acceso
-Bajarlo de la web.
-Bajar directorio de partners
-Descargar planilla de propiedades (por si vuelven)
-Marcar el estado del cliente como bloqueado
-Registrar en la sección "Ficha asociado" fecha de egreso.
Proceso de Onboarding
Una vez negociada la oferta de plan Nexxos, se deberá completar el contacto con todos los datos de Facturación (Nombre, RUT, dirección, email, correo DTE, Giro según impuestos internos).
Crear presupuesto al contacto, procurando incluir el link de los términos y condiciones.
Una vez pagado al presupuesto y facturado, el sistema genera una tarea para el área de operaciones en el proyecto Plan Nuevo. En esta tarea ya se agenda un recordatorio para el KAM de forma que no olvide que hay que tener una primera reunión en un plazo de 48 horas.
El asistente de operaciones dará acceso al portal Odoo, creará la cuenta en convecta y luego solicitará el Vende ID a Convecta indicando los datos del usuiario creado. Una vez recibido el Vende ID se solicita el alta en todos los portales enviando el código y los datos de contacto del corredor.
En seguida, creará el correo de bienvenida con las instrucciones de accesos a las plataformas. También le indica que debe agendarse una reunión para una primera asesoría con el KAM.
Luego, agrega el contacto al grupo Whatsapp y le da la bienvenida en el grupo.
En 48 horas o en horario a determinar con el cliente se efectuará la primera reunió con KAM en la cual se establecerá un plan de trabajo.
Asignaciones por Odoo
Prácticas permanentes:
- Se registra en ficha del cliente todas las notas y programaciones
- Notas internas: Solo para dejar constancia de una información
- Programaciones: Son obligatorias cuando hay que realizar una acción, se debe dejar el historias de gestiones dentro de observaciones, actualizar plazos cuando correspoda, asignar a otros, etc.
- Mensajes para enviar una correo al cliente
- Programar después de realizar programación para activar la gestión de clientes.
- A mi mismo
- A otros
- Descuentos van en la ficha del cliente
- Uso regular de la ficha: En cada interacción con cliente se debe procurar actualziar la información de la ficha.
- Como contabilizar actividades hechas
Seguimiento
- Personal, mis actividades
- De delegaciones hechas por mi, en distintos módulos.
Cambiar el tema en unos pocos clics, y navegar a través del catálogo de Odoo Temas listos para usar disponibles en nuestra tienda de aplicaciones.
Comunicación
Responsabilidad:
Medios de comunicación:
Cambiar el tema en unos pocos clics, y navegar a través del catálogo de Odoo Temas listos para usar disponibles en nuestra tienda de aplicaciones.
Organización eventos
Producción
- Confirmación de temática y modalidad / Marketing
- Redacción de descripciones y textos publictarios / Marketing
- Reserva de sala o salón de eventos / Marketing
- Relación con el local de evento / Marketing
- Gestionar proveedores / Marketing
- Cafetería
- Audio
- Transmisión on line
- Plan de difusión, calendario de publicaciones / Marketing
- Encargar piezas gráficas de difusión / Marketing
- Entregar piezas de difusión a encargado de rrss / Marketing
- Envío a Portalinmobiliario de la información del evento y piezas gráficas / Marketing
- Respuesta de consultas a interesados / comercial
- Conseguir que estén los recursos para llevar al evento (pendones, lápices u otros) / Marketing
- Conseguir las presentaciones de los oradores / Marketing
- Enviar presentaciones al encargado del stage / Marketing
- Definir promociones del evento / Marketing
- Registrar asistentes reales en Odoo, control ingreso.
Soporte a evento
- Creación de la página del evento (Odoo) / Marketing con apoyo de operaciones
- Configuración del evento (entradas y recordatorios de Odoo) / Marketing con apoyo de operaciones
- Elaborar piezas gráficas de difusión / Marketing
- Envío de secuencia de mailings a Bases de Nexxos (Odoo y otros) / Marketing
- Editar las presentaciones / Marketing
- Creación de la encuesta en Odoo / Marketing
- Creación de Código QR encuesta para insertar en la presentación. / Marketing
- Confirmación de asistentes según Odoo / Marketing
- Monitoreo Envío de confirmaciones / Comercial
- Generar el link de pago y QR de la promoción / Comercial
- Insertar la promoción en la presentación. / Marketing
- Crear publicaciones en RRSS del evento etiquetando a los asistentes. / Marketing
- Seguir las cuentas de RRSS de los asistentes / Marketing
Comercial
- Enviar el material del evento a los asistentes (presentaciones y fotografías) / Marketing
- Envío de promociones a los asistentes después del evento. / Marketing
- Envío de la base de asistentes al vendedor. / Marketing
- Coordinar la presencia de clientes para referir nexxos o academia
- Captura de interesados en servicios Nexxos o Academia durante el evento.
Proveedores o apoyos en evento
- Tomar fotografías y videos de registro / Marketing
- Configurar el stage / Marketing
- Configurar transmisión en vivo / Operaciones
Certificación Portalinmobiliario
Tasaciones
Plataformas de Comunicación
Odoo
- Marketing por email (a bases de Odoo o listas cargadas)
- Automatizable por fecha o cambios de estado en Odoo
- Marketing por SMS (a bases de Odoo o listas cargadas)
- Automatizable por fecha
- Automatizable individualmente por cambios de estado en odoo
- Whatsapp directo 1 a 1 (a bases de Odoo o listas cargadas)
- Envío manual
- No automatizable
- Mail, Whatsapp y SMS desde módulos
- Eventos
- Contactos
- CRM
- Ventas
- Chat Whatsapp Odoo
- Recibe consultas desde la web
- Se atiende manual
- Todos pueden tomar las conversaciones
Grupos Whatsapp
- Comunidad Nexxos
- Avisos
- General
- Canje
- Consultas legales
- Comunidad Academia
- Avisos
- General
Chatbot IA Nexxos
- Conecta vía Link web o vía número whatsapp
- Con IA entrenable
- 24x7
Chatbot IA Legal
- Conecta vía Link web o vía número whatsapp
- Con IA entrenable
- 24x7
Posibles estrategias o criterios
Canal | Frecuente | Eventos | Urgencias | En demanda |
Marketing por email | ✓ | ✓ | ||
Marketing por SMS | ✓ | ✓ | ||
Whatsapp directo 1 a 1 | ✓ | ✓ | ||
Mail desde módulos Odoo | ✓ | ✓ | ✓ | |
Whatsapp desde módulos Odoo | ✓ | ✓ | ✓ | |
SMS desde módulos Odoo | ✓ | ✓ | ✓ | |
Chat Whatsapp Odoo | ✓ | ✓ | ||
Grupos Whatsapp - Comunidad Nexxos | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Grupos Whatsapp - Comunidad Academia | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Chatbot IA Nexxos | ✓ | ✓ | ✓ | |
Chatbot IA Legal | ✓ | ✓ | ✓ |
Detalles:
- Frecuente: Canales que se usan regularmente para comunicación habitual, como campañas continuas
- Eventos: Canales útiles para anunciar o gestionar eventos específicos.
- Urgencias: Canales efectivos para comunicados inmediatos o situaciones críticas.
- En demanda: Canales que se utilizan bajo solicitud específica del cliente o usuario, atención 24x7
Informes de Valor
Cliente solicita servicio de informe de valor. Mediante comunicación con área comercial o pagando el servicio por la web.
Se genera presupuesto, una vez cancelado el prespuesto el sistema genera una tarea en el proyecto Informes de Valor. El proyecto notifica al encargado que ha ingresado una solicitud pagada.
A través de la misma tarea el encargado solocita los datos de la propiedad al cliente.
Coordinación de ayudantías
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